Alles, was du über das Führen eines Kassenbuchs wissen musst

Für Unternehmen ist die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuchs wichtig, damit sie ihre finanzielle Lage stets im Blick haben und die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Dabei gilt es einige Faktoren zu berücksichtigen.

Eintragungen und Kontrollen

Damit es im Rahmen des Kassenbuchs zu keinen Problemen kommt, sollten Eintragungen täglich und möglichst sofort vorgenommen werden. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass alle finanziellen Transaktionen abgebildet werden. Für den Fall, dass Einträge vergessen werden oder bei Verzögerungen kann es zu Ungenauigkeiten kommen, welche die korrekte Buchführung erschweren. Eine Korrektur im Nachhinein ist immer aufwändiger als die Eintragungen sofort durchzuführen. Dabei sind nicht nur die täglichen Eintragungen von großer Bedeutung, sondern auch die Einführung von internen Kontrollen.

Du solltest darauf achten, dass in regelmäßigen Abständen eine Kassenprüfung durchgeführt wird. Bei dieser Überprüfung gilt es, sicherzustellen, dass die Einträge im Kassenbuch den tatsächlichen Bargeldbeständen entsprechen. Hier sollte es zu keinen Abweichungen kommen. Bestehen Unstimmigkeiten, ist bei den Buchungen aller Voraussicht nach ein Fehler unterlaufen, den es zu korrigieren gilt.

Eine Buchhaltungssoftware integrieren

Die Digitalisierung macht auch vor der Buchführung nicht halt, sodass der Einsatz einer geeigneten Buchhaltungssoftware zu empfehlen ist. Bevor Buchhaltungssoftwares zur Norm wurden, musste jede einzelne Transaktion für die ordnungsgemäße Führung des Kassenbuchs schriftlich niedergeschrieben werden. Vor allem bei einer hohen Kundenzahl ist das aber mit einem enormen Zeitaufwand verbunden und daher nicht sinnvoll. Die Nutzung einer Excel-Tabelle ist ebenfalls nicht zu empfehlen, da die Tabelle nicht den Anforderungen an ein Kassenbuch entspricht. Das liegt daran, dass nachträgliche Änderungen bei einem Kassenbuch nicht erlaubt sind, in einer Excel-Datei aber ohne Probleme durchgeführt werden können.

Es lässt sich jede Menge Aufwand ersparen, wenn elektronische Registrierkassen für die Kassenbuchführung verwendet werden. Diese können nämlich einen großen Teil der Buchungsarbeit übernehmen. Unbedingt beachten solltest du bei der Nutzung einer Software, dass diese GOBD-konform ist und den gesetzlichen Vorschriften genügt. Das bedeutet unter anderem, dass bereits gebuchte Geschäftsvorfälle später nicht mehr korrigiert werden können.

Wichtige Tipps bei der Kassenbuchführung

Auch wenn es auf den ersten Blick einfach erscheint, so kommt es doch recht häufig zu Fehlern bei der Führung eines Kassenbuchs. Du darfst das Kassenbuch nicht rein rechnerisch führen. Das bedeutet, dass auch der Kassenbestand gezählt werden muss. Oft wird das Kassenbuch so geführt, dass nachträgliche Änderungen möglich sind. Das ist allerdings nicht erlaubt und sollte daher unbedingt vermieden werden. Die Aufbewahrungspflicht für das Kassenbuch und die jeweils relevanten Belege liegt bei 10 Jahren. Die Unterlagen sollten daher auf keinen Fall vorher entsorgt werden.

Grundsätzlich gilt, dass für jeden einzelnen Geschäftsvorfall eine Buchung durchgeführt werden muss. Das ist auch dann der Fall, wenn es sich um private Ein- und Auszahlungen handelt. Wichtig zu wissen ist, dass die ordnungsgemäße Kassenbuchführung ebenfalls für Unternehmer gilt, die sich freiwillig für die Führung eines Kassenbuchs entschieden haben. Zwar sind sie vom Gesetz her eigentlich nicht dazu verpflichtet ein Kassenbuch zu führen, müssen sich aber trotzdem an alle gesetzlichen Regelungen halten, wenn sie sich freiwillig dazu entscheiden.

Was das Kassenbuch enthalten muss

Da das Kassenbuch alle Bargeldzahlungen einer Kasse dokumentiert, muss jeder der entsprechenden Geschäftsvorfälle gebucht werden. Bei der Buchung erfolgen diese Angaben:

• Datum der Transaktion
• Belegnummer (zum Beispiel eine einzigartige Rechnungsnummer)
• Buchungstext, der den Geschäftsvorfall beschreibt
• Betrag sowie Währung
• Umsatzsteuersatz in Prozent
• Zu zahlende Umsatzsteuer als absoluter Wert
• Der aktualisierte Kassenbestand

Wichtig ist nicht nur die Aufzeichnung des jeweiligen Geschäftsvorfalls, sondern auch die Hinterlegung des zugehörigen Belegs. Die Führung des Kassenbuchs erfolgt in Kontoform. Das bedeutet, dass die Einzahlungen mit den Auszahlungen verrechnet werden, wodurch ein Saldo entsteht. Dieser zeigt auf, wie viel Geld aktuell in der Geschäftskasse liegt.

Steuerliche Aspekte

Bei der Führung des Kassenbuchs solltest du auch die steuerlichen Aspekte berücksichtigen. Hierzu zählen:

Korrekter Umgang mit den Betriebsausgaben
Erfassung der Umsatzsteuer
Einhaltung der Fristen für die Einreichung der Unterlagen bei den Steuerbehörden

Steuergesetze können sich jederzeit ändern. Daher ist es äußerst wichtig, stets auf dem aktuellen Stand zu sein. Nur so kannst du sicherstellen, dass dein Kassenbuch den aktuellen steuerlichen Vorschriften entspricht. Tools wie Smartsteuer helfen dir bei der Erstellung deiner Steuererklärung. Ein nicht ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen. Zusätzlich dazu können die Finanzbehörden eine Nachzahlung der Steuern im Rahmen einer Hinzuschätzung von Einnahmen verlangen. Sind die Fehler bei der Kassenbuchführung mit Absicht entstanden, droht eine Wertung als Steuerhinterziehung.

Eine Kassenbuchvorlage nutzen

Damit du das Kassenbuch effektiv nutzen kannst, solltest du eine passende Kassenbuch Vorlage verwenden. Diese stellt die Basis für die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle dar und kann dir das Leben deutlich erleichtern. Vor der Auswahl einer Kassenbuch Vorlage solltest du dir jedoch zuerst einmal die Frage stellen, welche Art von Kassenbuch Vorlage du bevorzugst und welche Anforderungen diese erfüllen muss.